人事システムを導入したいけれど、種類が多すぎて何を選べばいいのかわからない…。そんな方に、今回は人事システムの種類や導入メリット、さらに人事システムの開発ベンダだからこそ語れる、選定ポイントを詳しく解説します。
この記事を読めば、自社に合ったシステムを選ぶ際の考え方が分かるようになります。ぜひ最後までご覧ください。

人事システム（人事管理システム）とは

人事システム（人事管理システム）とは、人事業務に関わる様々なデータを管理するシステムのことです。労務や勤怠、給与など人事におけるあらゆる情報をデータとして管理します。
近年では、労務管理だけでなく戦略人事をサポートする役割も担っています。

人事システムの主要な機能一覧

人事・労務

人事・労務管理機能は、従業員の基本情報や雇用契約、異動履歴などを管理する機能です。住所変更や扶養情報、マイナンバーなどの個人情報を安全に管理できるかつ、紙やExcelを用いる業務の削減が期待できます。

また最新の法改正にも対応できるため、法令違反のリスクを減らせます。

勤怠管理

勤怠管理機能は、従業員の出退勤や休暇、シフトなどの勤務状況を記録・集計する機能です。多様化している働き方にも無理なく対応できるシステムがよく選ばれています。

給与計算

給与計算機能は、勤怠データや手当情報などをもとに正確な給与・賞与を自動で算出する機能です。ミスが発生しやすい計算業務の効率化してくれます。

給与だけでなく、年末調整や法定調書の作成機能を備えているシステムもあります。

採用管理

採用管理機能は、応募から内定・入社までの採用プロセスを管理できる機能です。様々な媒体からの応募をまとめて取り込むことができ、選考状況をシステム上で確認できます。

複数のツールを行き来する手間がなくなるため、対応漏れを防ぐことが可能です。

人事評価

人事評価機能は、従業員の目標設定や評価、フィードバックができる機能です。Excelや紙で運用してきた評価をデータで管理できることで、作業工数を削減できます。目標管理制度のほか、360度評価やコンピテンシー評価に対応しています。

タレントマネジメント

タレントマネジメント機能は、社員一人ひとりのスキル・経験・評価・キャリア志向などを可視化して、人材配置や育成計画を支援する機能です。データ分析やダッシュボード機能を備えており、戦略人事に活用されています。

人事システムの導入メリット

業務効率化

人事関連の業務は多岐にわたり、業務形態や働き方の多様化によって担当者の作業負荷は増加しています。人事システムを導入することで煩雑な業務を自動化して、人為的なミスを防止しながら作業時間を大幅に削減できます。

戦略人事の推進

近年、中長期的な視点で人材を活かす戦略人事が求められています。人事システムがあれば、組織設計や人員シミュレーション、最適な異動計画の検討などを行えます。これらの機能は、企業の成長を牽引する戦略人事を推進するうえで必要不可欠でしょう。

データの一元管理

人事データが複数のシステムや紙資料に散在していると、分析や活用が難しくなります。人事システムを活用すると、担当者は最新かつ正確なデータをもとに意思決定できるようになります。

人事システム導入で失敗しないための注意点

目的・導入範囲を明確にする

人事システムは種類が多いため、目的が曖昧なまま導入するとうまく活用できない可能性があります。

まずは解決したい課題や優先順位を整理して、導入範囲を明確にすることが重要です。目的を明確にすることで検討フェーズにおいてシステムを選びやすくなるほか、導入後の効果も期待できます。

現行の業務プロセスからの変更点を確認する

システムを導入すると業務フローが大きく変わります。変更点を共有せずに導入を進めると、現場が混乱したり、定着が進まなかったりする原因になります。導入前に現行のプロセスを見直して、どこの手順が変わるのか事前に確認しておきましょう。

他のシステムとの連携可否を確認する

勤怠ソフトや給与計算ソフトなど、すでに利用中のシステムがある場合は連携できるか確認しておきましょう。連携ができない場合、データを二重入力しなければならず、かえって業務負荷が増える可能性もあります。

API連携やデータの取り込み形式など、自社の運用に合ったシステムを選ぶことが重要です。

初期コスト・運用コストを確認する

人事システム導入には、初期費用だけでなく、月額利用料や保守費用、アドオン開発費用など継続的にコストが発生します。そのため長期的なコストを見据えて比較検討することが必要です。

人事システムはオンプレミス型/クラウド型どちらを選べばいいのか

人事システムといっても様々な種類がありますが、大きく分けるとオンプレミス型とクラウド型に分類できます。
どちらを選べばいいか迷われる方に向けて、それぞれの特徴をご説明します。

オンプレミス型

オンプレミス型は、自社にサーバーやソフトウェアを置いて構築・管理するシステムのことです。自社の人事制度に合わせたシステムを作れたり、高度なセキュリティ対策ができたりすることから、大手企業で多く採用されています。

自社の敷地内で環境を構築するのが難しい場合は、他社のデータセンターを利用する方法もあります。

クラウド型

クラウド型は事業者が提供するサービスを利用するシステムのことです。オンプレミス型と比較して、初期費用が抑えられるため中小企業で多く採用されています。

近年はSaaSのシステムがトレンドですが、それ以外にPaaS、IaaSという種類もあり、SaaSと比べて自由度が高くなります。それぞれの特徴は下記の通りです。

 結局どちらが望ましいのか

大手企業だからオンプレミス型、中小企業だからクラウド型を選ぶのが最適とは限りません。どちらが望ましいかは各社によって異なります。

システム選定において大切なのは「どの観点を重要視するのか」を説明できる状態にすることです。まずは下記のような観点で、自社は何を重要視するのか考えるところから始めてみましょう。

・業務をシステムに合わせるか、システムを業務に合わせるか
・自社でサーバーやソフトウェアを管理し続けられるかどうか

人事システムの選定ポイント4選

ここからは、自社の課題を解決するためにチェックすべき具体的な選定ポイントを深掘りしていきます。

①法対応に迅速かつ正確に対応できるか

人事や給与の業務では毎年のように法律が変わるため、改正された法律をすぐに反映できる仕組みが求められます。
特に国産のシステムなら制度変更が発生した場合、迅速かつ正確に対応できるため安心して運用できます。

②開発実績が豊富な技術者がいるか

人事システムの刷新では多くの作業が発生します。そのためシステムの機能だけでなく、以下の要素をもつベンダ選定が必要になります。

• 開発実績が豊富で専門的な知識を持つ
• 委託範囲を柔軟に調整でき、トラブル時にもスムーズに連携できる
• 現行の自社システムを分析し、改善提案できる技術がある

③要件定義やシステム設計を伴走してもらえるか

導入前に業務プロセスを分析し、必要な機能を明確にすることも必要なポイントの1つです。
単純な機能の比較（Fit&Gap）だけでなく、業務分析（As-is/To-be） や機能要件の作成といった上流から伴走できる企業を選ぶことも重要です。

④人事・勤怠・給与・ワークフロー等の一元管理が可能か

人事業務をひとまとめに管理できる仕組みかどうかも重要な要素です。各業務をひとつのシステムでまとめて管理できれば、データの一元管理やスムーズな業務遂行による生産性向上などのメリットがあります。

大手企業向け人事システム「POSITIVE」が選ばれる理由

法改正への信頼性とタイムリーな対応力

POSITIVEは日本企業の人事制度に特化し、毎年の税法改正や制度変更に対し迅速に対応できます。それにより人事担当者や情報システム部門の法改正に追われる負担が軽減されます。

1,000名を超える豊富な技術者数

POSITIVE導入に携わることができる技術者は1,000名を超えており、技術者不足によりシステム維持が困難になることはありません。
また、技術者を育成する「POSITIVE導入実践教育プログラム」により、将来的にも安定したサポートが受けられます。

保守運用における柔軟な役割分担

POSITIVEでは、ベンダ主体でのシステム保守に加え、お客様と領域毎で役割を分担しながらシステム保守をすることも可能です。お客様の体制に合わせたサポート体制が提供できることが選ばれる理由の1つです。

人事業務を1つのシステムで完結

弊社はシステム導入だけでなく、現状の業務プロセス（As-is）を正確に把握し、理想の業務プロセス（To-be）を定義する上流工程の支援が可能です。
人事業務担当者へのインタビューによる課題の洗出しから、情報システム部門と連携したシステム構成の検討といったグランドデザインの構想段階から伴走することで、ありたき姿を実現します。

人事システム「POSITIVE」の導入事例

大手企業様を中心に3,000社以上の導入実績を誇るPOSITIVEで業務改善された例の一部をご紹介します。

拡大するグループシェアード｜工数とシステム投資額は約3割削減

POSITIVE選定の決め手は、確実な処理能力と信頼性の高さだ。また、企業によってはすべての業務をグループ標準に合わせるのではなく、一部の独自業務を維持するケースがあるという。そこで、アドオン開発に柔軟に対応できる点も高く評価したそうだ。ExcelなどのOfficeソフトとの親和性も重視したポイントの1つだ。

グループシェアードの導入効果は如実に表れている。導入３社合計で工数は約３割削減された。また、トータルのシステム投資額も約３割の削減である。

（トヨタパーソナルサポート株式会社）

人事システム刷新により約50%の維持費削減を達成

POSITIVEを選んだ決め手は、『大手企業における多数の稼働実績』と『その経験がベストプラクティスとして取り入れられた豊富な標準機能と業務フロー』でした。豊富な標準機能により私たちの要件はおおむね対応されており、アドオン開発を抑制したシンプルなシステム導入が可能であると分かりました。また、POSITIVEの機能や業務フローに自社の業務を合わせる方針とすることで、同時に業務のスリム化も実現できると考えました。

（東京ガス株式会社）

『POSITIVE』を採用した最大の決め手は”人”

どんなシステムにもそれぞれ特徴がありますから、機能だけで優劣をつけるのは難しい。それよりも、“カウンターパートとして寄り添ってくれる人たちがいる“という安心感のほうが重要でした。『構築したら終わり』というスタイルのベンダもあるなかで、電通総研は一貫して『ビジネスパートナーとして伴走する』という姿勢を見せてくれました。

（株式会社セブン–イレブン・ジャパン）

大手企業の人事システムなら「POSITIVE」

今回は人事システムの概要や注意点、選定ポイントなどを解説してきました。

人事システムは、今後の企業の成長を支える重要なシステム基盤です。自社の課題や運用体制に合ったシステムを選ぶことで、業務効率化や人材活用の実現に近づけるでしょう。この記事の内容を参考に、自社に最適なシステムを検討してみてください。

もし人事システムの検討で迷うことがあれば、お気軽にご相談ください。「とりあえず話だけ聞いてみたい」という方でも問題ありません。課題をお聞きして、適切なシステム選定をお手伝いいたします。

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※このコラムは執筆者の個人的見解であり、電通総研の公式見解を示すものではありません。